Diferença entre Alias, Encaminhamento e Lista

Existe basicamente três formas de emails enviados a um endereço de email irem parar em outra conta de email e nesse artigo vamos explicar as diferenças entre as formas Encaminhamento, Alias e Lista:

Sobre Encaminhamento

Encaminhamento é um recurso ativado em uma conta de email existente que faz com que uma cópia de todos os emails recebidos por ela sejam automaticamente enviados para uma (ou mais) contas de email, que podem ou não pertencer ao mesmo domínio. Uma cópia do email permanece na conta original de destino e outra cópia do email é automaticamente encaminhada para uma outra conta de email informada ao habilitar esse recurso.

Exemplo de uso: 

• Joana (joana@empresa.com.br) vai sair de férias e na sua ausência quer que todas as mensagens enviadas a ela sejam encaminhadas para o Pedro (pedro@empresa.com.br); Então ela ativa esse recurso e quando retornar de férias desativa para que somente ela receba os emails. Ainda assim ela terá acesso aos emails enviados para ela no período, pois estarão também na caixa de entrada dela.
• Thais (thais@empresa.com.br) foi desligada mas o Jorge que assumiu seu lugar vai receber os emails enviados a partir da conta dela a partir de agora; Como a conta da Thais tem um histórico importante de emails e não pode ser excluída nesse momento, é configurado um encaminhamento das novas mensagens para o jorge@empresa.com.br.

Sobre Alias

Um alias é um endereço de email virtual que apenas redireciona os emails enviados a ele para outra conta de email. Um alias não armazena mensagens enviadas a ele, apenas a conta de destino que recebeu o email pode armazenar as mensagens. Um alias não é uma conta de email regular e não possui senha. Um alias não é cobrado da sua quota de contas de email e você não paga a mais por ele. Você pode ter a mesma quantidade de aliases que tem de contas de email contratadas. Um alias pode encaminhar apenas para um único endereço de email.

Exemplo de uso: 

• Pedro Yohanessen tem o email pedro.yohanessen@empresa.com.br mas por vezes é necessário soletrar ao informar seu email para terceiros; Ele criou um alias pedro@empresa.com.br que encaminha automaticamente os emails para pedro.yohanessen@empresa.com.br desta forma quando precisa, informa apenas o endereço pedro@empresa.com.br;
• Jessica foi desligada da empresa e a conta de email dela foi excluída, mas para essa empresa era interessante que os emails enviados para jessica@empresa.com.br fossem entregues para patrica@empresa.com.br após seu desligamento; Desta forma foi criado um alias jessica@empresa.com.br que encaminha para patricia@empresa.com.br;
• A organização da CIPA da empresa troca o responsável anualmente, então foi criado um alias chamado cipa@empresa.com.br que sempre aponta para o endereço de email do atual responsável pela organização, atualizando o alias toda vez que muda a pessoa.

Sobre Lista

A lista (simples) funciona basicamente como um alias, sendo um endereço de email virtual que apenas redireciona os emails enviados a ela para outra(s) conta(s) de email - a principal diferença é que uma lista permite que múltiplos destinatários sejam incluídos para receber as mensagens enviadas para essa lista. Os emails podem ser enviados por membros da lista, outros usuários do mesmo domínio e até mesmo usuários externos (clientes/fornecedores). Se precisar controlar quem pode enviar email para a lista, consulte Listas Inteligentes.

• O departamento de RH da empresa precisa de um endereço de email que ao enviar mensagens para ele, todos os 4 integrantes deste departamento receba os emails. Desta forma, é criado a Lista rh@empresa.com.br com jessica@empresa.com.br, jose@empresa.com.br, thais@empresa.com.br e pedro@empresa.com.br como membros; Ao enviar email para essa lista, todos os 4 recebem esses emails.